Onboarding pracownika – czym jest, etapy, przykłady
Właśnie zaczynasz nową pracę? Zastanawiasz się, jak będzie wyglądać, na czym będzie polegać? Jaki będzie zespół w pracy? Czy łatwo się zaaklimatyzujesz? We wszystkich wcześniej wymienionych problemach pomoże Ci onboarding pracownika. Dzięki temu będziesz wiedział, czego spodziewać się w pierwszych tygodniach swojej nowej pracy. Poniżej dokładnie opisujemy, na czym polega proces onboardingu oraz jak powinien przebiegać.
Onboarding pracownika – co to jest?
Onboarding pracownika to nic innego jak wprowadzenie go na pokład firmy. Wyrażenie to pochodzi z języka angielskiego („przyjęcie kogoś na pokład”), ale nie posiada dosłownego polskiego odpowiednika. Można jednak przetłumaczyć to jako „wdrażanie pracownika”. Proces ten zazwyczaj odbywa się w pierwszych dniach lub tygodniach pracy. Jednak onboarding pracownika nie ma stricte jednego scenariusza, który mogłoby się stosować
w każdej firmie, ponieważ zależy od tego w jakiej firmie, ale też i branży jest on wdrażany. Bardzo często niektóre firmy wyznaczają nowemu pracownika tzw. onboarding buddy, który jest osobą towarzyszącą podczas całego procesy i jej zadaniem jest odpowiadanie na najważniejsze pytania oraz odsyłanie od odpowiednich osób w razie problemów czy wątpliwości.
Onboarding pracownika obejmuje wiele różnych aspektów. Jak zaznacza Talya N. Bauer, profesor zarządzania na Uniwersytecie w Portland, proces efektywnego onbaordingu powinien składać się z czterech elementów, tzw. 4C: Compilance (zaznajomienie z ogólnie ustalonymi zasadami oraz procedurami), Clarification (przedstawienie celów, wartości i kierunku, w jakim zmierza organizacja, ale także wyjaśnienie obowiązków), Culture (omówienie kultury organizacji), Connection (pomoc w nawiązywaniu relacji, aby nowy pracownik poczuł się częścią zespołu). Jednak głównym jego celem jest to, aby pracownik już od pierwszego dnia poczuł się komfortowo w firmie, wiedział, co robić i do kogo się zwrócić, kiedy pojawią się problemy, ale także by mógł swobodnie wdrażać się w swoje obowiązki.
Przykładowe etapy onboardingu pracownika
Przed rozpoczęciem pracy
Etap 1 – Przygotuj odpowiednio stanowisko pracy – kup potrzebny sprzęt, np. laptop, telefon, zadbaj o to, by nowy pracownik już po przyjściu w pierwszy dzień, miał swoje wydzielone miejsce i wszystkie rzeczy, które będą mu potrzebne do wykonywania swojej pracy.
Etap 2 – Poinformuj mailowo odpowiednio wcześniej pracownika na czym będzie polegał proces onbaordingu, tak aby osoba wiedziała na co ma się przygotować. Możesz także przesłać wykaz spotkań lub szkoleń, w których będzie uczestniczyć.
Etap 3 – Postaraj się poinformować wcześniej o codziennej kulturze w firmie (np. dress code), ale także możesz podpowiedzieć, żeby osoba przygotowała coś o sobie, aby swobodnie mogła przedstawić się reszcie zespołu.
Etap 4 – Jeśli np. biuro znajduje się w trudno dostępnym miejscu, warto w mailu dodać kilka wskazówek lub też dane kontaktowe, aby ułatwić dotarcie w pierwszy dzień pracy na czas.
Etap 5 – Możesz także przesłać wszystkie dokumenty, tj. umowę, regulamin czy formularze, aby pracownik mógł ze spokojem się z nimi zapoznać, ale także przygotować wszelkie niezbędne dane do ich wypełnienia.
Wszystkie wyżej wymienione etapy dadzą nowemu pracownikowi szansę na kompleksowe przygotowanie się przed rozpoczęciem pracy oraz pokażą, że Twoja firma naprawdę profesjonalnie podchodzi do zatrudnienia i wprowadzenia pracowników.
Po rozpoczęciu pracy
Etap 1 – Pamiętaj, aby pierwszy dzień pracy był wyjątkowy i szczególny, ponieważ nie da się go w żaden sposób powtórzyć. Nowa osoba musi czuć się zaopiekowana, ale także odpowiednio wprowadzona w swoje obowiązki
Etap 2 – Oprowadź nowego pracownika po biurze. Pokaż mu, co gdzie się znajduje, z czego oraz w jaki sposób może korzystać. Pomoże to zdecydowanie szybciej zapozna się z zasadami panującymi w biurze.
Etap 3 – Dobrym pomysłem jest także zorganizowanie krótkiego zebrania całego zespołu, tak aby nowa osoba miała szansę poznać wszystkich, ale także w swobodny sposób przedstawić siebie.
Etap 4 – Pierwsze tygodnie pracy nowej osoby są bardzo ważne, ponieważ służą jako wdrożenie się w działanie firmy. Warto zatem zapraszać taką osobę na ważne spotkania, by przedstawić cele biznesowe oraz wdrożyć jak najlepiej w specyfikę pracy.
Ile trwa onboarding?
Jednak onboarding pracownika nie ma stricte jednego scenariusza, który mogłoby się stosować w każdej firmie, ponieważ zależy od tego w jakiej firmie, ale też i branży jest on wdrażany. Czasami bywa, że trwa od tylko kilka dni do tygodnia, a w niektórych firmach nawet do kilku tygodni. Nie ma dokładnie określonej długości trwania procesu onboardingu. Najlepiej jest go dopasowywać indywidualnie w zależności od potrzeb nowego pracownika, tak aby był w pełni wdrożony w działania firmy, ale także w swoje obowiązki. Rekrutacja pracowników również wpływa na efektywność onboardingu, ponieważ dobrze dobrany kandydat łatwiej adaptuje się w nowym środowisku. Nie ma konkretnie wyznaczonego końca procesu onboardingu, ale z założenia końcem będzie moment, w którym pracownik będzie w pełni gotowy do realizowania swoich obowiązków.
Dlaczego onboarding pracownika jest ważny?
Tak naprawdę pierwsze miesiące pracy zadecydują o pełnym powodzeniu nie tylko onboardingu, ale także całego procesu rekrutacji. To od dokładnego wdrożenia zależy czy nowy pracownik zdecyduje się i zostanie w naszej firmie na dłużej. Musimy dokładnie przeprowadzić proces onboardingu po to, aby pracownik dowiedział się o naszych procedurach, standardach, kulturze organizacyjnej, możliwości rozwoju, a także znaczeniu relacji w firmie. Pierwsze wrażenie może być tylko jedno, więc pozytywne doświadczenie w pierwszych dniach pracy zaprocentuje tym, że wzrośnie jego efektywność, zaangażowanie i lojalność, a zamiast stresu pojawi się chęć do dalszego rozwoju w firmie. W efekcie tych oto działań łatwiejsze będzie nie tylko zatrzymanie kandydata, ale także obniżenie rotacji poprzez zbudowanie lojalności pracowników.
Podsumowując, proces onboardingu jest bardzo ważny i nie należy go pomijać. Każdy etap jest istotny, po to, aby pracownik czuł się w pełni wdrożony i wprowadzony w działania firmy. Dzięki temu pozna swoje obowiązki, pełną strukturę organizacji, panujące zasady czy kulturę.
