Jak agencje pracy redukują koszty operacyjne firm?
Każda firma musi liczyć się z kosztami operacyjnymi, które warto redukować w celu optymalizacji budżetu. Najlepszym wyjściem jest korzystanie ze sprawdzonych rozwiązań, cieszących się od lat dużym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców. W dzisiejszym wpisie przedstawimy podstawowe koszty operacyjne oraz możliwości ich redukcji we współpracy z agencją pracy, gdyż taki rodzaj kooperacji ma wiele zalet nie tylko dla pracowników, ale również dla pracodawców. Zapraszamy do lektury i skorzystania z naszych propozycji, które z pewnością przyczynią się do lepszego funkcjonowania całej firmy.
Charakterystyka pracy wewnętrznego działu HR
W dużej części firm, szczególnie w przypadku większych przedsiębiorstw, np. korporacji, można wyróżnić wiele różnych działów. Jednym z nich jest HR (human resources) odpowiadający za zarządzanie zasobami ludzkimi. Dział ten stanowi pewnego rodzaju łącznik między kadrą kierującą zespołem a pracownikami. Osoby zatrudnione w HR specjalizują się przede wszystkim w przeprowadzaniu rozmów kwalifikacyjnych i rekrutacji kandydatów na wakaty, a także zajmują się przygotowywaniem szkoleń i motywowaniem całego zespołu do pracy. Kontrolują wykonywane obowiązki przez pracowników oraz dokładnie je analizują. Dodatkowo sporządzają umowy i monitorują pracę, aby ta przebiegała zgodnie z prawem, obliczają urlopy oraz wykonują inne działania z zakresu administracji. Dlatego obecność rekruterów oraz osób zarządzających zasobami ludzkimi jest niezwykle przydatna w prawidłowym funkcjonowaniu firmy.
Jednak jak wygląda zatrudnianie pracowników bez HR? W takiej sytuacji należy wyznaczyć osobę odpowiadającą za ten proces, co nie zawsze jest łatwe, gdyż przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych i pozostałych działań wymienionych powyżej wymaga odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. W przypadku braku możliwości zorganizowania kompetentnego działu HR warto wykorzystać inne środki, które będą odpowiadać za zarządzanie zasobami ludzkimi. Wśród nich należy na pierwszym miejscu wymienić agencje pracy HR, nazywane również agencjami rekrutacji zewnętrznej bądź pracy tymczasowej. Często na utrzymanie zespołu specjalistów do spraw zasobów ludzkich nie mogą pozwolić sobie małe i średnie firmy, dlatego właśnie w ich przypadku warto rozważyć współpracę z agencjami pracy.
Czym zajmuje się agencja pracy?
Agencje pracy, czyli outsourcing HR, specjalizuje się w skutecznym przeprowadzaniu procesów rekrutacyjnych, a także nadzorowaniu postępów pracy. Ponadto współpraca z agencjami gwarantuje dobór odpowiednich pracowników na każdym szczeblu oraz profesjonalną pomoc w kolejnych etapach zarządzania zasobami ludzkimi. Agencje pracy, poza rekrutacją i selekcją, oferują również leasing pracowniczy (pracę tymczasową), outsourcing różnego rodzaju procesów, legalizację zatrudnienia cudzoziemców, a także delegowanie pracowników za granicę oraz tworzenie zespołów realizujących projekty w imieniu swoich klientów.
Jednym z głównych działań wykorzystywanych przez przedsiębiorców z różnych branż w przypadku współpracy z agencją HR jest wspomniana praca tymczasowa, która jest odpowiedzią na potrzebę elastycznych form zatrudnienia. Takie rozwiązanie pozwala dostosować liczbę nowych pracowników do obecnych i dynamicznie zmieniających się potrzeb danej firmy. To jedno z wytycznych pozwalających na redukcję kosztów w firmie w razie potrzeby.
Współpraca z agencjami pracy pozwala również zaoszczędzić czas związany z rekrutacją nowych pracowników. Firmy tego rodzaju opierają się w swoich działaniach na dostępie do zaawansowanych narzędzi i metod rekrutacyjnych, co gwarantuje sukces w przypadku penetracji rynku kandydatów i dokładnej ich selekcji. Wsparcie ekspertów też nie jest bez znaczenia, gdyż to właśnie oni trzymają rękę na pulsie i monitorują dostępność talentów w poszczególnych branżach i regionach, a także dokładnie wiedzą, gdzie szukać kandydatów oraz jakie są ich oczekiwania finansowe.
Czym są firmowe koszty operacyjne?
Koszty operacyjne to zgodnie z definicją wszystkie zmniejszenia korzyści ekonomicznych bądź zwiększenia zobowiązań, które mogą prowadzić do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia luk budżetowych. W ich składzie znajdują się koszty materiałów i energii, najmu, remontów, transportu, usług bankowych i porządkowych, podatki, świadczenia na rzecz pracowników, amortyzacja środków oraz wartość sprzedanych towarów. Jednak do najpopularniejszych z nich należą koszty związane z zatrudnieniem i wypłatą wynagrodzeń na podstawie umów zawartych z pracownikami i właśnie na nich warto się skupić w pierwszej kolejności w celu redukcji kosztów operacyjnych w firmie.
Jak redukować koszty w firmie związane z zatrudnieniem?
Redukcja kosztów w firmie to nie lada wyzwanie. Jednym ze sposobów na oszczędzenie budżetu firmowego jest zawiązanie współpracy z agencją pracy, czyli tak zwanym outsourcingiem pracowniczym. Warto w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na fakt, iż proces zatrudniania pracowników bywa kosztowny i czasochłonny. Podpisanie umowy z agencją pozwala na optymalizację czasu i redukcję kosztów, co jest bardzo przydatnym rozwiązaniem dla każdej firmy, a w szczególności dla branż cechujących się sezonowością oraz dynamicznymi i nieregularnymi potrzebami personalnymi związanymi z intensywnym rozwojem. Elastyczność zatrudnienia pozwala zarówno zredukować etaty w czasie recesji firmowej, jak i zatrudnić w krótkim czasie większą liczbę pracowników w przypadku dużego przedsięwzięcia i planowanego do wykonania projektu. Agencje pracy dysponują bazą potencjalnych kandydatów i działają w zakresie rekrutacji lokalnej i zagranicznej.
Agencje pracy zaproponują odpowiednią osobę, która będzie miała niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonywania danej pracy. Takie działanie ogranicza ryzyko nietrafionej kandydatury i konieczności przeprowadzenia rotacji już w pierwszych etapach zatrudnienia. Jednocześnie ma to związek z redukcją kosztów w firmie – nie staje ona przed koniecznością wypłacenia pensji na podstawie podpisanej umowy osobie, która nie sprawdziła się na danym stanowisku. W tym przypadku za ryzyko tej rotacji odpowiada agencja HR, co również obniża koszty zatrudnienia pochłaniające ogromną część budżetu firmowego. Dodatkową zaletą współpracy z agencją pracy tymczasowej jest ograniczenie biurokracji w przedsiębiorstwie.
Ponadto utrzymywanie działu HR wiąże się z dużymi kosztami, a nie zawsze personel odpowiadający za zarządzanie zasobami ludzkimi jest potrzebny przez cały czas funkcjonowania firmy. Niekiedy przedsiębiorstwa poszukują kandydatów jednorazowo, nie prowadząc stałych i płynnych procesów rekrutacyjnych. W takich przypadkach skorzystanie z agencji pracy jest doskonałym rozwiązaniem.
Jak wybrać odpowiednią agencję pracy?
Na rynku działa wiele agencji pracy, dlatego wybór jednej z nich bywa trudny. Z pewnością na ostateczną decyzję wpływ powinny mieć opinie wystawiane przez klientów, z którymi warto się zapoznać w pierwszej kolejności. Ponadto istotne jest sprawdzenie, czy dana agencja pracy spełni nasze oczekiwania np. w przypadku chęci zatrudnienia cudzoziemców, gdyż nie wszystkie z nich mają takich kandydatów w swojej bazie. Jeśli mowa o redukcji kosztów firmowych, jednym z głównych czynników mających wpływ na wybór zewnętrznej agencji rekrutacji są warunki finansowe, z którymi należy zapoznać się przed podpisaniem umowy oraz pod tym kątem rozeznać rynek.
Inne sposoby na zredukowanie kosztów operacyjnych w firmie
Warto pamiętać, że koszty operacyjne nie wiążą się jedynie z zatrudnieniem, dlatego współpraca z zewnętrzną agencją rekrutacyjną to nie jedyny sposób na ich zredukowanie. Warto rozważyć również inne rozwiązania, wśród których można wymienić wirtualne szkolenia pracowników, coworking zamiast biura, pracę zdalną, co sprawia, że nie trzeba opłacać najmu za powierzchnie firmowe, zakup sprzętów wyprzedażowych lub poleasingowych, korzystanie z darmowych oprogramowań i infrastruktury, analizę kosztów mediów, wprowadzenie e-faktur i usług księgowych online.
