Planowanie zatrudnienia – co należy wiedzieć?

Planowanie zatrudnienia w firmie jest niezwykle ważną, jeżeli nie najważniejszą, kwestią w każdym przedsiębiorstwie. To właśnie personel i cała załoga, tworząc zgrany team i odpowiednio ze sobą współpracując, stanowią najistotniejsze zasoby firmowe, dlatego zawsze proces planowania zatrudnienia należy podzielić na etapy, aby przebiegł skutecznie i efektywnie. Ponadto warto także przemyśleć pewnego rodzaju wsparcie związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi w postaci skorzystania z oferty agencji pracy HR, gwarantujących zatrudnienie odpowiednich osób na właściwe stanowiska. W dzisiejszym wpisie przedstawiamy najważniejsze kwestie dotyczące planowania zatrudnienia, korzyści płynące ze współpracy z agencją HR oraz pozostałe niezwykle ważne aspekty, na które warto zwrócić szczególną uwagę.

Planowanie zatrudnienia – czym jest?

Planowanie zatrudnienia w przedsiębiorstwie to złożony proces określający poziom potrzeb kadrowych. Jednocześnie działania te są niezbędne do realizacji odpowiedniej strategii zarządzania. Każda firma powinna za wszelką cenę dążyć do tego, aby zatrudnieni pracownicy byli w stanie osiągać zaplanowane cele i należycie wypełniać swoje obowiązki. Dlatego tak istotny jest trafny wybór personelu przy jednoczesnym uwzględnieniu wymagań osób zatrudnionych.

Ciekawostką jest fakt, że wyróżnia się kilka rodzajów planów zatrudnienia. Pierwszym z nich jest planowanie strategiczne polegające na określeniu misji i strategii organizacyjnej na długo przed planowanym zatrudnieniem. Warto w nim określić priorytety, którymi będziemy się kierować. Po planowaniu strategicznym przychodzi czas na plan taktyczny, czyli tak zwane obranie odpowiedniej taktyki w ramach działań personalnych, co pozwoli do minimum ograniczyć ryzyko niepowodzenia. Natomiast na etapie planu agregacyjnego przedstawiamy działowi HR lub agencji pracy propozycję przygotowanej struktury zatrudnienia opierającej się na zdolnościach produkcyjnych prowadzonego przedsiębiorstwa. Na koniec zostaje plan operacyjny, czyli realizacja wyżej wymienionych etapów, w których składzie znajdują się założenia strategiczne, taktyczne i agregacyjne. To czas na ustalenie wysokości wynagrodzeń, sposobu planowanej rekrutacji, systemów motywacyjnych i benefitów, zakresów obowiązków oraz ewentualnych szkoleń i ścieżek awansów zawodowych.

Dlaczego planowanie zatrudnienia jest tak istotne?

Planowanie zatrudnienia w firmie przynosi wiele korzyści i sukcesów. Przede wszystkim pozwoli odzyskać utraconą kontrolę nad kosztami, gdyż prawidłowo przeprowadzona rekrutacja wraz z selekcją wyeliminuje zbędne wydatki personalne. Co więcej, działania tego rodzaju pozwolą zweryfikować aktualny personel pod kątem mocnych i słabych stron zespołu, co umożliwia znalezienie ewentualnego brakującego ogniwa. Ponadto planowanie zatrudnienia w przedsiębiorstwie korzystnie wpływa także na atmosferę panującą w firmie, gdyż każdy jest odpowiedzialny za swoje obowiązki, nie musi działać pod presją czasu, a dodatkowo może rozwijać swoje umiejętności, co wiąże się z większą satysfakcją, zadowoleniem i zaangażowaniem pracowników.

Planowanie zatrudnienia – krok po kroku

Trzymanie się pewnego rodzaju harmonogramu podczas planowania zatrudnienia pracowników jest niezwykle istotne. Warto uporządkować sobie najważniejsze kwestie i zadać kilka pytań. Wśród nich zastanówmy się, jakie zadania planujemy wypełnić oraz jakie umiejętności i kompetencje są niezbędne do ich realizowania. Dodatkowo warto przemyśleć liczbę osób koniecznych do wykonywania pracy w optymalnym czasie, jak aktualnie wypada zatrudniony zespół i czy wszyscy są przydatni i zmobilizowani do działania. Należy także odpowiednio rozplanować sobie budżet firmowy i możliwości finansowe, a co za tym idzie – dokładnie przeanalizować oczekiwania płacowe i przygotować symulację wynagrodzeń związanych z nowymi pracownikami.

Jednak to nie wszystko. Pomimo że wyżej wymienione kwestie są podstawowe i nadrzędne, to zawsze istnieje kilka aspektów, które warto uwzględnić podczas planowania zatrudnienia w firmie. Istotny jest między innymi poziom rotacji w przedsiębiorstwie związany na przykład z osobami planującymi przejść na emeryturę – proces ten należy monitorować na bieżąco, aby być przygotowanym na wypełnianie opuszczanych stanowisk. Zawsze warto brać pod uwagę niespodziewane zmiany w gospodarce, które tak jak w przypadku różnego rodzaju epidemii mogą zupełnie zmienić dotychczasowe plany. Dlatego należy mieć jakieś wyjście awaryjne przygotowane na losowe i niezależne od nas sytuacje. Wszystko to oznacza, że plan powinien być zmieniany na bieżąco i dostosowany do prowadzonego biznesu, a także mieć na względzie wszelkie zmienne – nigdy na odwrót.

Kiedy jest odpowiedni moment na zatrudnienie nowych pracowników?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, kiedy przychodzi odpowiedni moment na zatrudnienie nowych pracowników. Jest to duże wyzwanie niosące za sobą pewne ryzyko, dlatego warto te działania przemyśleć od A do Z. Jeden zły ruch może spowodować falę wypowiedzeń ze względu na zbyt duże obciążenie obecnego zespołu, a także niewykorzystanie szansy biznesowej w związku z zatrudnieniem osób, które nie spełniły oczekiwanych wymagań. Nie należy działać pod wpływem presji, dlatego zawsze planowanie zatrudnienia krok po kroku w opisany w powyższym akapicie sposób jest najkorzystniejszym rozwiązaniem. Z pewnością czas na zatrudnienie nowych pracowników przychodzi wtedy, gdy brakuje rąk do pracy lub w naszych głowach pojawiają się nowe cele wymagające jeszcze większej mobilizacji i zaangażowania obecnego zespołu. Warto także przeanalizować swój personel pod kątem możliwości i talentów, być może dzięki temu dostrzeżemy pewnego rodzaju braki, które warto wypełnić, tworząc nowe stanowisko pracy.

Jak przeprowadzić skuteczny proces rekrutacji?

Zatrudnienie pracownika to długotrwały i bardzo wymagający proces podzielony na etap rekrutacji oraz selekcji. Jego prawidłowe przeprowadzenie jest niezwykle istotne dla dalszych losów firmy. Proces rekrutacji warto rozpocząć od wyszczególnienia oczekiwań względem kandydata i późniejszego pracownika. Każde przedsiębiorstwo ma zupełnie inne oczekiwania, które muszą zostać bezwzględnie spełnione przez przyszłego pracownika. Proces zatrudnienia rozpoczyna rekrutacja, czyli wyszukanie kandydatów za pomocą mediów zewnętrznych oraz wewnętrznych lub ogłoszeń prasowych, telewizyjnych bądź radiowych. Warto wtedy stworzyć idealny profil kandydata wraz z wszelkimi szczegółami.

Drugim procesem jest selekcja, czyli podjęcie decyzji o zatrudnieniu na podstawie rozmowy o pracę lub analizy CV bądź listu motywacyjnego. Ocenie podlegają między innymi kwalifikacje oraz kompetencje każdego kandydata na dane stanowisko. Kwalifikacjami nazywamy zdobyte doświadczenie, ukończone kursy oraz ogólną wiedzę z zakresu pracy danego stanowiska, podczas gdy kompetencjami określa się zbiór cech charakteru danej osoby. W ramach kwalifikacji pracodawca uzyskuje informacje na temat zdolności kandydata, co umożliwia ocenę jego przydatności w danej firmie. Z kolei kompetencje określają możliwości wykorzystania przez niego posiadanej wiedzy. Wśród istotnych cech charakteru każdego kandydata warto wymienić między innymi odporność na stres. Praca w trudnych i stresujących warunkach sprawia, że ludzie bez tej cechy podejmują nieprawidłowe decyzje, które mogą stać w sprzeczności do ich doświadczenia. Wśród kompetencji szczególnie istotnych z punktu widzenia pracodawcy można również wymienić umiejętność łatwego nawiązywania kontaktów oraz porozumienia się z innymi członkami załogi, a także ambicje oraz samozaparcie w dążeniu do celu.

Proces selekcji większość przedsiębiorców dzieli na trzy etapy – pierwszym jest wstępna analiza dokumentów przesłanych przez kandydata, drugim wywiad oraz test przeprowadzany zazwyczaj zdalnie lub telefonicznie, a trzecim – rozmowa kwalifikacyjna w biurze przedsiębiorcy bądź przez internet w czasach pandemii. Ostatni etap ma największe znaczenie i przeważnie prowadzi do zatrudnienia lub odrzucenia pracownika. Rekruter musi wówczas ocenić obiektywnie i szczegółowo wszelkie zalety i wady kandydata.

Nieocenione wsparcie w planowaniu zatrudnienia pracowników

Niewielu przedsiębiorców dysponuje własnym działem HR, którego jedyną pracą jest zatrudnianie kolejnych pracowników i tworzenie dodatkowych miejsc pracy. Wyodrębnienie takiej komórki wiąże się z dużym nakładem finansowym dla pracodawcy spowodowanym między innymi zatrudnieniem rekrutera oraz prawidłowym przeszkoleniem. Z tego też powodu wiele przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z usług firm trzecich, takich jak agencje HR. Wówczas to właśnie agencja będzie odpowiedzialna za zatrudnienie pracownika, który spełni wszelkie oczekiwania danego pracodawcy, a przy tym zajmie się także innymi procesami pobocznymi związanymi na przykład z dokumentacją formalną. Agencja HR jest optymalnym wyborem dla firm decydujących się jedynie na okazjonalne przyjęcie nowego pracownika, z tego względu wyodrębnienie dodatkowej komórki HR nie stanowi dla nich korzystnego finansowo rozwiązania.

Agencja pracy – odpowiedź na potrzeby pracodawców

Agencja pracy tymczasowej to jedno z najlepszych rozwiązań dla każdego pracodawcy, a współpraca z nią należy do najbezpieczniejszych i najbardziej komfortowych. Działanie agencji pracy polega na wynajmowaniu zatrudnionych u niej pracowników do innych firm, co zazwyczaj jest najtańszym rozwiązaniem ze wszystkich, a przy tym także zachęca minimalną ilością niezbędnych formalności. To agencja pracy zajmuje się zatrudnianiem pracowników oraz oceną ich zdolności czy dokumentów świadczących o zdobytym doświadczeniu lub ukończonych kursach. Współpraca z agencją pracy tymczasowej niesie za sobą wyłącznie korzyści, które dla większości firm są optymalnym rozwiązaniem.

Zatrudnienie cudzoziemców przez agencję pracy

Obecnie agencje pracy mają w swoich zasobach pracowników z Ukrainy, którzy stanowią doskonałą alternatywę dla krajowych pracowników. Duże ambicje w dążeniu do celu oraz pracowitość w połączeniu z niewielkimi oczekiwaniami finansowymi sprawia, że agencje pracy dla Ukraińców są jednymi z najpopularniejszych wśród przedsiębiorców poszukujących niskich kosztów pracy, a przy tym także wysokiego zaangażowania. Agencja pracy za granicą pozwala również na zatrudnienie osoby bez skomplikowanych formalności, których ilość w wielu przypadkach całkowicie neguje korzyści płynące z pracownika z zagranicy. Agencja pracy dla Ukraińców w Poznaniu oraz innych polskich miastach zachęca też znakomitą komunikacją oraz możliwościami rozwiązywania problemów pojawiających się w trakcie, przed lub po zatrudnieniu.

Polecane wpisy

Pracownicy tymczasowi – czym są i kiedy warto ich zatrudniać? Czy współpraca z agencją pracy jest kosztowna?